5分間の休憩が仕事生産性を高める!


  作成日:2013/05/06

5分間の休憩が仕事生産性を高める!

 今年の4月から始めた「新しい習慣」が意外と良かったのでシェアします。

 

<効果>

目の疲れがなくなりました

仕事の生産性が上がりました

仕事の成果物のクオリティーが上がりました

 

 その「新しい習慣」というのは、1時間ごとに5分間目を閉じて休憩することです。特にパソコンを何時間も続けてやるときには、必ず実行するようにしています。(*具体的には00分から55分まで作業をして、55分から00分までを休憩にしています。)ここで大事なのは、ただ目をつぶって休んでいるだけではないことです。この休憩の5分間を使って、目の前の作業から離れ全体像を改めて捉え、作業の位置づけや作業のやり方を考え直す時間に充てるということをやっています。

 

 なぜこんな習慣を始めたのかというと、1ヶ月前に健康診断で視力が急激に悪くなってることが発覚し、JINS PCを購入し、すぐに眼科に行って1時間ごとに目を休めろと言われたからです。

 

ちなみに、JINS PCは度なしのものならそこまで種類が多いわけではないので、3990円か5990円でAmazonなどから購入することもできます。私の場合は、度が入ったもの買ったため、フレームを選んでから+3990円でJINS PCのブルーライトカットのレンズを入れてもらいました。

 

 なぜ今まで目を休めていなかったかというと、そんなに視力が落ちるとは思ってなかったからというのはもちろんですが、何時間にもわたる作業を1時間ごとに休憩で遮ると生産性が落ちると思っていたからです。でも、視力が落ちると困るので仕方なく5分間休憩を実行しようと思い、ただ5分間目をつぶっているわけにもいかないので、この5分間の使い方を考えました。

 

 そこで思いついたのが、休憩の5分間を目をつぶりながら目の前の部分作業から離れ全体像を改めて捉え、作業の位置づけや作業のやり方を考え直す時間に充てることです。すると、1ヶ月で作業効率が上がり、アウトプット(成果物)のクオリティーも上がったのが実感できました。

 

仕事の生産性が上がる理由

仕事の生産性が上がる理由を一言で言うとすれば、「メリハリ」です。

 

 私はiPhone・iPad・MacのOmni Focusというアプリを使って、日々タスク管理をしています。何時間もかかるプロジェクトを実行するときは、必ず1時間以内のタスクに細分化することにしています。(*プロジェクトと言うと大掛かりなイメージですが、ここでは仮にタスクの集合という意味で使います。)

 

 例えば「レポートを書く」というプロジェクトが10時間かかる作業だとすれば、「資料を集める(1時間)」「資料を読む(1時間)」「レポートの構成を決める(1時間)」…などのタスクに細分化します。

 

 なぜ細分化するのかと言うと、プロジェクトのタスクの流れを可視化することで、どういうタスクをどれくらいの時間をかけてやればゴールが達成されるのかを把握し、プロジェクトの中間ポイント(各タスクの期限)があることで作業のメリハリが生まれるからです。

 

 もし、最初に1時間と設定したタスクに3時間かかっているとすれば、それはよほど想定が甘かったのでないとすれば、非効率的なやり方をしていたり、重要でない部分にこだわり過ぎていたりするからです。なので、最初にこのタスクには1時間で十分だろうと考えたのであれば、どうやって1時間でタスクを完了させれば良いのか考えてやり方を工夫します。

 

 つまり、1時間ごとに5分間の休憩をするということは、プロジェクトを1時間ごとに区切り見直すことに繋がるためメリハリが生まれます。また、全体像を捉え直すことで、今実行しているタスクの全体から見た位置づけが分かるため、何のためにその作業をやっているのかという目的が再確認でき、その目的とはあまり関係がない作業をやっているとすれば、気付いた時点でやめることができます。そして、この5分休憩で次の1時間に何のために何をどのようなやり方でやるのか考え、改めて全体像を捉えた作業の仕方に戻ることができます。

 

 人間が数時間かかるプロジェクトの一部であるタスクに取りかかるときは、プロジェクト全体の一部分と捉えてタスクを始めますが、1時間も作業を続けていると「プロジェクトの一部としてのタスク」ではなく、その「タスク」を達成することが目的となってタスクにのめり込んでしまい、プロジェクト全体としての目的を達成するための行動ができなくなります。なので、1時間ごとに自分をリセットするわけです。

 

仕事のクオリティーが上がる理由

仕事の生産性が上がる理由を一言で言うとすれば、「選択と集中」です。「選択と集中」をより分かりやすく言うと、全体の目的を達成するために必要なタスクだけを選択して、集中的に取り組むことです。

 

 レポートに例えて言うならば、レポートで主張したいこと(=プロジェクト全体の目的)のために、必要な情報や論理(タスク)をそれぞれの章で展開することです。そして、各章で主張したいこと(タスクの目的)をサポートするために1つ1つの文(細かい作業)を書くということです。

 

 今行ったことは当たり前のことかもしれませんが、文を書いているときに章を書く目的を忘れたり、章を書いているときにレポートを書く目的を忘れたりすることはありませんか?あることを主張するためにグラフを貼付けたのに、いつの間にかグラフの分析にのめり込み、主張したいことと関係ない説明も書いてしまっていたりしませんか?

 

 もしグラフから分かる情報が3つあり、レポートで主張したいことが3つのうちの1つの場合、3つの説明をすべて書いたら何が言いたいレポートか分からなくなってしまいます。なので、目的である主張したいことを裏付けるために必要な情報1つだけを説明し、その部分を分かりやすく説明するために時間をかけます。

 

 プロジェクト全体の目的を捉えて必要なタスクだけを実行することは、アウトプット(成果物)である自分の主張や、商品・サービスのコンセプトなどをクリアに伝えるために有効な手段です。全体の目的を踏まえて重要な部分だけを選択して、そこに時間をかけて集中することで、アウトプットのクオリティーが正しい方向に高まります。

 

 

まとめ

ここまでをまとめると、以下の3点です。

 

5分間休憩は振り返りタイム

 5分間の休憩は、(特にPCを使う人は)目を休める効果があるだけでなく、自分の仕事の振り返りに使うことで仕事の生産性もクオリティーも上がります。

 

生産性が上がる理由は「メリハリ」

 1時間ごとにプロジェクトの全体像を見直し、プロジェクトの目的のために必要な作業だけを選んで実行し、不要な作業には時間をかけないようにすることで、より短い時間で目的が達成できます。

 

クオリティーが上がる理由は「選択と集中」

 以上のように目的達成のために必要な作業にしぼったことで、アウトプット(成果物)で達成したい目的がクリアに伝わります。また、不要なことにかける時間を、本当に重要なことだけに使えば、重要な部分のクオリティーがあがります。

 

 

 私が視力低下を防止するために始めた5分間休憩で、一番仕事の生産性とクオリティーが上がった作業はプログラミングでした。細かいコードをいじっていると目的が見えなくなったり、大して重要ではない部分でエラーが起きても代替案を考えずにエラー修正に時間をかけてしまったり、大事な部分なのに難しいからといって簡単な方法で妥協してしまったり、そんなことが起きやすい作業なので特に効果がありました。

 

 プログラミングに限らず、いろいろな作業で効果があると思いますので、ぜひ気が向いたらやってみてください。目の健康にも良いですよ。目をつぶっているとサボっていると思われる場合は、単にリラックスするだけでも良いと思います。




★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★★

この記事が参考になりましたら、クリックしてシェアしていただけると嬉しいです。

  

このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事を読んだあなたにオススメの記事は…

仕事の生産性を高めるOmniシリーズ

タスク管理、プロジェクト管理、アウトライン作成、グラフ・チャート作成など、仕事の生産性を高めるOmniシリーズの5つのアプリを紹介します。

仕事生産性 関連記事

5分間の休憩が仕事生産性を高める!
1時間ごとに5分間目を閉じて休憩するという習慣を始めたら、仕事の生産性とクオリティーが上がったので、そのコツをシェアします。